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软技能

如何做Presentation​

演讲宛如冰山：所见仅为一角，而更多的努力则需投入于结构、准备和激情信仰。

  • 首先，热情与信仰是演讲的根本动力。
  • 其次，精心构建演讲结构。
  • 随后，付出大量时间进行充分准备。
  • 最终，展现出来的演讲只是冰山之巅。

整体结构​

演讲通常采用以下结构：

先从大的picture开始，深入某个细节问题，最后回到big picture, how important this topic is 大局览 -> 背景介绍 -> 内容概要 -> 深入探讨 -> 回顾要点 -> 一句话总结

这即为常说的"深入浅出"，在有限时间内难以深入细节，避免讨论技术细节：

  • 观众难以在短时间内理解
  • 不符合"把观众当傻瓜"的原则。

结构设计方法​

在准备阶段，需要澄清以下问题：

  • 目标方面：
    • 你希望听众在演讲后记住什么信息？（主要信息）考虑到大多数人的遗忘速度，他们可能只会记住一两个要点，你希望这些要点是什么？
    • 听众期望从演讲中得到什么？
  • 观众方面：
    • 听众是谁？年龄、性别、背景如何？人数多少？
    • 他们对你的主题了解多少？
    • 他们是出于自愿还是被迫来的？
  • 环境方面：
    • 演讲地点是什么样的？
    • 正式还是非正式？
    • 座位安排如何？
    • 温度控制？
    • 灯光（针对投影仪）？
    • 设备是否齐备？
  • 内容方面：
    • 演讲内容分为三类：可能知道 / 应该知道 / 必须知道。
    • 先进行头脑风暴，将要展示的所有内容列出。
    • 根据重要性和逻辑顺序重新组织内容。

结构方面： 一次演讲通常包括三个部分：开始、中间、结束。

  • 开始部分：
    • 吸引注意力（问候或道别），有效的开场方式（三种方式可以同时使用）：
      • 提出一个问题
      • 提供一个惊人的事实
      • 讲一个简短而有趣的故事
    • 介绍演讲者
    • 建立可信度（我已经致力于这个项目 xx 个月了，不要说‘我知道的很少’，这会降低你的信任度）
    • 介绍演讲内容
  • 中间部分（正文）：
    • 不要在正文中提供太多要点，最多三到四个小节
    • 注意过渡和转折
  • 结束部分：
    • 吸引注意力（『最后』，『将所有内容总结』）
    • 概括（总结主要信息/前情提要）
    • 与开头呼应
    • 如果需要提出行动呼吁
    • Q&A 时间
  • 内容和结构：
    • 适时重复要点，假设观众可能遗忘
    • 与书面报告不同。观众无法回看或快进，因此确保听众保持关注，例如：
    • 在我的介绍中我提到：
      • 首先
      • 下一个关键点
      • 到目前为止我们已经讨论了...现在最后...
      • 总结我的研究的关键组成部分
    • 通过时不时的引起注意来保持观众的兴趣
    • 注意使用适当的过渡词/句
    • 使用类比解释复杂概念。

内容设计​

一般建议：

  • 软件并不重要，关键在于理念和演讲者。

  • 保持简洁和连贯。一般来说，观众花在一张幻灯片上的时间不超过50秒。他们没有时间深思复杂的陈述和公式。

内容：

  • 一张幻灯片最好不超过1分钟。

    • 不要试图在有限的时间内塞入更多信息，即便细节对你很重要。保留主要信息比详细信息更为有效 (参考链接)。

  • 在PPT上呈现讲稿中复杂的词汇。

    • 以防口齿不清，观众无法理解，特别是非母语者。

  • 尽量减少使用数学公式。

    • 据Lance Fortnow（一位计算科学系教授）说：PowerPoint用户能提供更好的演讲。PowerPoint书写数学公式较为困难，因此他们会尽量减少使用，这使得演讲更易于理解。

  • 必须对一些关键术语进行快速提示。

    • 不要假设所有听众都是演讲主题方面的专家，即便是专家也可能已经多年未涉及你陈述的内容。

  • 不要把你无法解释的材料放在幻灯片上。

    • 更不要让听众觉得你陈述的内容过于复杂。你可以解释不在同一张幻灯片上的事情。

  • 使用简洁的短句。

    • 词组比完整句子更为有效。例如，"左：图灵机，右：永动机"胜过"做图展示了图灵机，右图展示了一个永动机"。

幻灯片形式设计​

图表相关：

  • 使用有意义的图片，避免无关的图像。一幅视觉辅助工具只有在执行特定功能并且执行得好时才是有效的。
  • 图片应注明来源（版权）。
  • 避免混乱的图表数据。数据幻灯片实际上并不是关于数据的，而是关于数据传递信息的含义。

格式要点：

  • 避免大段文字和拼写错误。
  • 尽量减少项目符号的使用。
  • 避免过于艳丽的颜色。
  • 不要使用无意义的动画效果。
  • 避免使用默认字体，推荐使用GILL Sans MT。
  • 确保字体和颜色一致。

文字：

  • 在词组后不使用标点符号，只有完整的句子才需要标点。
  • 字号应清晰易辨认，不要因为“适应一张幻灯片”而使用较小的字体。

练习和准备​

材料准备:

  • 笔记:
    • 将提示写在手上。
    • 将要点写在编号的卡片上，双倍行距、更大字体（易于阅读）、突出重要词汇。
    • 将关键点写在A4纸、索引卡、PPT双屏注释上。

关于练习:

  • 重点训练开场的1-2句，确保后续句子自然衔接。
  • 专注练习复杂单词。
  • 注意时间掌控。
  • 大声朗读。
  • 录音并计时。

肢体、声音和准备:

  1. 双手交叉放在腹部，双脚站直不要移动。
  2. 手脚不要无意间移动，但为特定目的（与观众互动、传递肢体语言）可以移动。
  3. 与观众保持眼神交流，每次只关注少数人。
  4. 使用提示卡而不是脚本。
  5. 控制声音：音量、语调、语速、适时停顿。
  6. 练习时录音。
  7. 提前准备：熟悉场地、Slides系统、计算机、麦克风等，避免技术问题。
  8. 服装不必过于正式，但要显露认真态度。

关于演讲:

  • 语言只占7%；非语言表达占38%；肢体语言占55%。

向听众获取反馈:

  • 最好在演讲结束时直接收集听众意见。
  • 哪些部分给你留下深刻印象？
  • 哪些部分最受欢迎？
  • 有什么地方不清晰？

根据反馈改进:

  • 根据反馈调整报告，尤其是需要多次演讲的情况。

Q&A环节​

关于提问与回答:

  • 可以自问预先准备的问题以防止尴尬场面和意外问题。

  • 提前准备明显的/棘手的问题。

  • 回答问题要点：

    • 承认问题
    • 争取时间
    • 会议后再详谈
    • 超出范围
    • 询问对方意见（反问）

  • 写下问题以示尊重。

准备接受提问:

  1. 回答问题的要点:

    1. 感谢提问。
    2. 复述问题，确认正确理解。
    3. 清晰、简洁地回答问题。

  2. 准备问题:

    • 根据演讲内容准备可能的问题。

技巧​

如何使演讲更有趣？

  • 与新闻/热门话题相关联
  • 包含案例研究
  • 讲述一个故事
  • 具体的例子
  • 强调“对我有何利益？”/有什么好处？
  • 不要轻易讲笑话/ 所有笑话都基于文化。